聞き出すためのポイント３つ
あなたは相手から意見や思いを聞き出すのは得意ですか？今回は簡単にできる『聞き出すための３つのポイント』ご紹介します！
聞き出すとはどういうこと？
あなたは会議で参加している人たちから意見や提案を上手に聞き出せていますか？
意外と話して何かを伝えることはできたとしても、参加者から何かを聞き出すことは時間が無くなってしまったり、話がそれてしまったりとなかなか思うように聞き出せないことが多いのではないでしょうか？
つまり上手に聞き出すためには参加者が発言をしやすい場にする必要があるのです。
ではどうすればそのような場を作り出すことができるでしょうか？
発言の機会は平等にする
特定の人しか発言をしていない会議は発言をしていない人からするとつまらないですよね？
意見も偏りがちになってしまうので会議の最終目的である『成果』を出すことは難しくなってしまいます。
ではどのようにして会議中に発言の機会を平等にすればいいのでしょうか？
下記によく使われているテクニックをまとめてみました。
発言機会の偏りを防ぐため、３人ほどの少人数グループに分けてそれぞれのグループごとに意見を発表してもらう
ここでのポイントグループに分けて、グループで話し合った内容を最後に発表することにあります。
最後に発表の機会を作ることで一人一人が責任感を感じ会議に参画します。
時間制限を設けることで一人当たりの発言時間は減りますが、より多くの人の意見を限られた時間で聞くことができます。
発言してもらうのも大事ですが、発言が得意ではない人もいます。
発言してもらうことにこだわらず、紙に書いて提出してもらうことで貴重な意見を集めることができます。
主にオンライン会議などで利用しましょう。
オンライン会議では電波状況がよくなかったり、発言をするタイミングが難しかったりします。
便利な機能はチャットやアンケート以外にもいろいろあると思うのでまずは取り入れてみましょう。
このように発言の機会はあなたの進め方次第で大きく変わります。
せっかく集まって会議をするので参加者全員が意見を言えた方がいいですよね？
質問と受け止めは適切に
さて、ここまではテクニックを中心に紹介をしてきましたが、聞き出すときに1番注意しなければいけないことを今から紹介します。
これはよくいわれることですが、実は奥が深く知らず知らずのうちに否定的な態度や発言をしてしまっている会議は残念ながらまだまだ世の中沢山あると思ってください。
ではそうならないためにあなたが注意するべきことは何でしょう？
発言した内容が間違っていると感じる時
これはよくあるのではないでしょうか？
ここで1番よっては行けないことが「間違っています」とだけ伝えて終わってしまうことです。
まずはなぜそのように感じたり思ったのか、発言の背景についてしっかりと聞き、理解することが重要です。
その後に改めて考え、本当に間違っているのか判断しましょう！
また、本当に間違っている場合もあると思います。
その場合は発言をした本人が気付けるように時間を作ることを忘れずにしましょう。
あなたから指摘するのではなく、自分で気づいてもらうことに重きを置くことがポイントです。
何を言いたいかわからない時
これは特に新人社員や若手に多い傾向にあります。
この場合はあなたがファシリテーターとして発言をフォローする必要があります。
「〇〇さんは〇〇ってことだよね？」などあなたがまとめるのではなく、発言者にまとめさせることがポイントです。
これは普段流しがちですよね？
初めのうちは会議で無駄な時間をかけているように感じるかもしれませんが、今後同じようなメンバーで何回か会議を共にする場合は特に重要です。
参加しているメンバーの発言力、まとめる力があがれば会議のレベルアップに繋がります。
そのためにも流さないように注意しましょう！
傾聴する姿勢
上記で具体例を２つあげましたが、会議をしていると様々なことがあります。
会議の場で萎縮してしまし發言できないのはその人のせいではありません。
そのような会議にしてしまったファシリテーターの責任なのです。
発言があまりないと会議の本来の効果を発揮させることができません。
意味のある会議をするためにも注意しましょう！
効果的に関わる
これはどう言うことかと言うと、ファシリテーターとしての役割はサボらずしっかりしましょう！ということです。
会議は参加ではなく参画してもらうものです。
その場にいるだけと、その場にいて参画するでは全く意味が違います。
以下のような参加者には特に意識を向けましょう！
- スマホをいじっている
- 会議中に寝ている
- 発言をしない
- 別の会議の作業をしている
- ボーっとしている
- 近くにいる人と会議とは関係のない話で盛り上がっている
このような人が会議でいたらどうなるでしょう？
真面目に会議に参画している人からすると不愉快な気持ちになりますよね？
参加者には主役として会議に参画してもらう必要があります。
ではどのように対処するべきなのでしょうか？
多くの人は参加していない方が悪いと思うかもしれません。
本当にそうでしょうか？なぜそのような事態になってしまっているか考えたことはありますか？
良く考えるとそのような参加者を出してしまった原因の本質はあなたのファシリテーションに問題があることがほとんどなのです。
まとめ
いかがだったでしょう？
この記事を読んでみて自分が何気なく会議に参加したり、進めたりした経験を少しは思い出した人は多かったんじゃないでしょうか？
今回は聞き出すことに関してフォーカスを当ててみましたが、皆様の今後の会議に対しての姿勢が少しでも前向きな変化があればよかったなと思えます。
この記事で伝えたかったことをまとめると以下のようになります！
- 参加者に発言をしてもらう
- 発言機会が平等になる工夫をする
- 否定的な態度や発言はしない
- 参加者全員に参画してもらう
特に4番の会議に参画してもらう事は会議の場では最重要なので、ファシリテーターとして全員が参画できる工夫は常に怠らないことを心がけましょう！