伝えるための３つのポイント

伝えるためのポイント

お疲れ様です。

本投稿では会議で何かを伝える時の注意するポイントをお伝えします。

それぞれのポイントは具体的なシーンと共にお伝えするので、是非頭の中で想像しながら読んでみてください。

結論から話をする

会議で話をする時は簡潔に結論から話を進めましょう。

ではなぜ結論から話すべきか具体例と共に理解していきましょう。

具体例

このように結論や要点から話始めることで聞き手側に迅速かつ正確に伝えたい内容を話すことができます。

簡単な日常会話では意識する必要はありませんが会議や打ち合わせなど、限られた時間の中で大事な話をする場面や、内容が複雑で長くなってしまう時などは、特に聞き手がわかりずらくなってしまう可能性があるので結論から話をしましょう。

ただしなんでも結論から話を始めると、聞き手側によっては言い方が強く感じてしまう人もいます。

その場合は「要点・ポイント」などやわらかい言葉に置き換えるといいでしょう。

大事なことをまとめると、、、

1. 聞き手側は結論から話されると理解しやすい。
2. 先にストーリーを伝えるのではなく、要点を伝える

会議をする時事前に何を要点として話を進めるか、決めておくことでスムーズに進めることができます。

ぜひ試してみましょう。

全体の量を提示する

会議中に話をするときは、話す前に全体の量がどのくらいか先に伝えておくといいでしょう。

先に全量を伝えておくことで聞き手側が話を聞くための準備をすることができます。

あなたは会議の際に自分が話をする内容がどのくらいのボリュームなのか話したことがありますか？

会議の時は手帳でメモをとったり、書記の人が内容を残しおく場面が多々あると思います。

内容を書き留めている人からすると要点が後からどんどん出てくると何度も書き直しが必要になり、会議の内容よりも内容を書き留めることに集中する必要があり、会議に参画するどころではなくなってしまいます。

そんなことあるの？と思う人もいるかもしれませんが、意外と気が付いていないだけで結構あります。

簡単な言葉で話す

会議の時はできるだけ専門用語などは使用せず、その場にいる全員が理解できる言葉に置き換えて話しましょう。

特に会社で行われる打合せはビジネス用語が使用されることが多く、新人社員の時に苦労した経験がある方は多いのではないでしょうか？

もちろん言葉の意味がしっかりと理解できる人同士で話をする場合は、逆に専門用語を積極的に取り入れたほうが限られた時間の中でより多くの情報を伝えられるのでむしろ使った方が良いと思います。

ですがわからない人がいる状況で専門用語を多様してしまうと認識の違いにより、後々大きなトラブルに発展してしまう場合もあるので、わからない人がいる場合に使用する場合は解説や、最後に答え合わせをするなど工夫する必要があると思います。

まとめ

それでは「伝えるときのポイント3つ」についてまとめると以下の通りになります。

1. 結論から話をすることで短時間で正確に内容を伝えることができる
2. 会議や打ち合わせをする時は事前に内容をよく考えておく
3. 内容の全量を先に伝えることで話に集中してもらえる
4. 専門用語をわかりやすい言葉に置き換えることで認識のズレがなくなる

どれも一度は聞いたことがあるような内容ばかりなので会議の場で実践することはそんなに難しくないと思います。

行動あるのみです！

試してみて自分で工夫しながら自分なりのスタイルを探してみましょう。